Au civil et au pénal, le greffier en chef, le greffier, le secrétaire de greffes et parquets est présent à toutes les étapes de la procédure. Il est responsable du respect et de l’authenticité de celle-ci. Il enregistre les affaires, constitue les dossiers, prévient les parties des dates d'audience et de clôture, dresse les procès-verbaux, rédige des actes et met en forme les décisions. Il assiste le magistrat à l'audience. Son rôle est essentiel puisque toute formalité ou acte accompli en son absence pourrait être frappé de nullité.
Au Mali, le cadre des greffes et parquets comprend trois (3) corps qui sont :
Catégorie A : le corps des Greffiers en Chefs ;
Catégorie B2 : le corps des Greffiers ;
Catégorie B1 : le corps des Secrétaires de Greffes et Parquets.
Le greffier en chef, greffier, secrétaire de greffes et parquets, accueille et informe le public. Interlocuteur privilégié du justiciable, il renseigne sur les procédures et sur la constitution d’un dossier.
Le greffier en chef, greffier, secrétaire de greffes et parquets, peut se voir attribuer des fonctions particulières à l'administration centrale du ministère de la justice ou dans d’autres structures administratives, notamment dans les services administratifs régionaux des cours d’appel.
Le greffier en chef, greffier, secrétaire de greffes et parquets doit notamment veiller à tout moment à la promotion des intérêts de la collectivité et éviter tout comportement de nature à compromettre la dignité de la fonction.
Il lui est formellement interdit de solliciter ou recevoir, directement ou par personne interposée, même en dehors de ses fonctions, mais en raison de celle-ci, des dons, gratifications ou avantages quelconques.
Il lui est également interdit par lui-même ou par personne interposée, sous quelque dénomination que ce soit, d’exercer une activité commerciale.
La formation professionnelle en cours de carrière est un devoir pour le greffier en chef, le greffier le secrétaire de greffes et parquets. Elle est aussi un droit pour lui à l’égard de son administration.
Pour être candidat à cette formation, le greffier en chef, le greffier et le secrétaire de greffes et parquets doit :
· Compter au moins deux (2) années d’ancienneté dans son corps, dont l’une postérieure à sa titularisation ;
· Avoir fait l’objet d’un avis favorable de l’autorité hiérarchique, motivé notamment par la dernière notation ;
· Etre au moins à cinq (5) ans de la retraite à la fin de la formation.
Le greffier en chef, le greffier, le secrétaire de greffes et parquets stagiaire reçoit à l’Institut National de Formation Judiciaire Maître Demba DIALLO, une formation générale et technique.
La durée de la formation initiale à l’Institut National de Formation Judiciaire Maître Demba DIALLO est de dix huit (18) mois.
Le greffier en chef stagiaire, le greffier stagiaire, le secrétaire de greffes et parquets stagiaire est astreint au secret professionnel dès le début de sa formation.
Les Greffiers en Chef
Les Greffiers en Chefs sont des fonctionnaires investis de la qualité d’officier public.
Sous l’autorité des chefs de juridictions, de parquets et de services, le greffier en chef dirige le greffe, en assure la responsabilité et la gestion administrative.
Il assiste le juge dans les actes de sa juridiction dans les conditions prévues par les textes en vigueur.
Il est dépositaire des minutes et archives dont il assure la conservation.
Il authentifie les décisions de justice et, à ce titre, il délivre les expéditions, copies et grosses des jugements et arrêts.
Il assure la garde des scellés et de toutes sommes et pièces déposées, à quelque titre que ce soit, au greffe.
Il peut désigner sous sa responsabilité un ou plusieurs greffiers ou secrétaires de greffes ou parquets pour exercer tout ou partie des fonctions qui lui sont attribuées.
Les greffiers en chef sont recrutés par concours direct parmi les candidats titulaires d’une maîtrise en droit ou d’un diplôme reconnu équivalent. Ils sont nommés et titularisés par arrêté du Ministre de la justice, Garde des Sceaux.
Les Greffiers
Les greffiers sont recrutés par voie de concours direct parmi les candidats titulaires du brevet de technicien en droit ou d’un diplôme reconnu équivalent.
Ils sont nommés et titularisés par arrêté du Ministre chargé de la justice.
Sous l’autorité des chefs de juridictions, de parquets, de servies et des greffiers en chefs, le greffier assiste les greffiers en chef et les magistrats dans leurs missions dans les conditions prévues par les textes en vigueur.
Le greffier peut être désigné par l’autorité hiérarchique pour exercer d’autres fonctions du greffe.
Les Secrétaires de Greffes et Parquets
Ils sont recrutés par concours direct parmi les candidats titulaires du certificat d’aptitude professionnelle ou d’un diplôme reconnu équivalent.
Les Secrétaires de Greffes et Parquets sont nommés et titularisés par arrêté du Ministre chargé de la justice.
Sous l’autorité des chefs de juridictions, de parquets, de services et des greffiers en chefs et des greffiers, le secrétaire de greffes et parquets est chargé des tâches administratives d’exécution.
A titre exceptionnel et temporaire, et après avoir prêté serment, le secrétaire de greffes et parquets peut être chargé des fonctions de greffier.
Il est d’office déchargé de ces fonctions dans les mêmes conditions.